දැං අපි ඉගෙනගන්න යන්නේ කළිං පාඩමේ අන්තිමටම අහපු summary tasks ගැන. Summary කියන වචනේ සිංහල තේරුම ගත්තොත් ඒ කියන්නේ සාරාංශය. Summary task කියලා එකට යෙදුවහම මොකද්ද හිතෙන්නේ? හරියට හරි. සාරාංශගත task එකක් ගැන. ඉතිං මේ සාරාංශගත task එකේ මොනවද තියෙන්නේ? ඒකේ තියෙන්නේ ඒ යටතේ තියෙන තවත් tasks කිහිපයක සාරාංශය. ඒ කියන්නේ task කිහිපයක සමස්ත සාරාංශය තනි task එකකින් පෙන්වන එකට තමයි අපි summary task එකක් කියන්නේ. එහෙම පෙන්වන එකේ වැදගත්කම මොකද්ද කියලා හොයලා බලන්න කළිං ඒ වගේ summary task එකක් MS Project වලින් අපේ WBS එකට ඇතුළත් කරගන්නේ කොහොමද කියලා බලලා ඉමු. එතකොට වැඩිය හොඳට තේරුම් ගන්න පුළුවං වෙයි.
අපි මුලදිම WBS කියන්නේ මොකද්ද කියලා අඳුනගත්ත පාඩමේදී කතා කළානේ WBS එකක tasks පුළුවං තරම් අවසාන, කුඩාම ක්‍රියාකාරකම වෙනකල්ම කඩාගන්න ඕනේ කියලා. එතකොට තමයි WBS එකකින් නියම ප්‍රයෝජනේ ගන්න පුළුවං වෙන්නේ. ඉතිං මම දැනට මේ ඇතුළත් කරගෙන තියන tasks තවත් කුඩා ක්‍රියාකාරකම් වලට බෙදිලා යන්න පුළුවංකම තියෙන බව මට පේනවා. ඉතිං මම ඒවා මගේ task sheet එකේ අදාළ තැන් වලට ඇතුළත් කරගන්නයි දැන් සූදානම් වෙන්නේ.
Gather Client Requirements කියන පළවෙනි task එක තව අනු කොටස් (පියවර) හතරකට කඩන්න පුළුවං බව මට පේනවා. ඉතිං ඒ විස්තර මම ඒ Gather Client Requirements කියන task එකත්, Acquire Supportive Software කියන දෙවෙනි task එකත් අතරට එකතු කරගන්න ඕනේ. ඒක කරන්නේ මෙහෙමයි.
Gather Client Requirements කියන පළවෙනි task එක තව අනු කොටස් (පියවර) හතරකට කඩන්න පුළුවං බව මට පේනවා. ඉතිං ඒ විස්තර මම ඒ Gather Client Requirements කියන task එකත්, Acquire Supportive Software කියන දෙවෙනි task එකත් අතරට එකතු කරගන්න ඕනේ. ඒක කරන්නේ මෙහෙමයි.
දෙවෙනි task එකේ serial column එකට අයිති cell එක උඩ right-click කළාම අපිට මේ පහළ පෙන්නලා තියෙනවා වගේ menu එකක් ලැබෙනවා. ඒකේ පස් වෙනියට පේන 'New Task' කියන එක click කළාම දෙවෙනි task එකට උඩින්, පළවෙනි task එකට පහළින් තව හිස් row එකක් එකතු වෙනවා. (අපිට task එකක් මකන්න උවමනා උනාම මේ විදියටම ඇවිත් menu එකේ 'Delete Task' කියන එක click කළාම හරි)
දැං බලන්න අපේ task sheet එකට මොකද උනේ කියලා.
බලන්න serial column එකෙයි Unique ID column එකෙයි තියෙන අගයන් තව දුරටත් සමානද කියලා. නෑ නේද. Tasks කොච්චර මැද්දෙන් එකතු උනත් serial column එකේ අගයන් අනුපිළිවෙලට එහෙමම තියෙනවා. එතකොට කළින් 2 serial එක තිබ්බ task එකට දැන් 3 ලැබිලා, අළුතෙන් එකතු වෙච්ච task එකට 2 ලැබිලා. ඒත් බලන්න Unique ID column එක. ඒකේ කළින් tasks වලට තිබ්බ අගයන් එහෙමම තියෙනවා. අළුතෙන් එකතු වෙච්ච task එකට අළුත් අගයක් ලැබිලා තියෙන්නේ. ඒ column එකේ අගයන් ලැබෙන්නේ එක් එක් task එක WBS එකට එකතු වෙන අනු පිළිවෙලටයි. දැං මේ columns දෙකේ වෙනස වඩාත් හොඳින් පැහැදිලි ඇති කියලා මම හිතනවා.
Summary tasks ගැන කියන්න ආවට ඉතිං තාම ඒ ගැන මුකුත්ම කියන්න බැරි උනානේ. හොඳයි, ඊට කළිං මම අර කළිං කියපු මුල task එකේ sub tasks හතර ඇතුළත් කරලා ඉන්නම්කෝ.
දැං මොකද වෙලා තියෙන්නේ කියලා බලමු. අළුත් tasks හතර අපිට ඕන කරපු තැනට ඇතුල් කරගත්තා. Unique ID column එකේ අර අපි කතා කරපු විදියට ඉල්ලක්කම් වැටිලා තියෙනවා. දැක්කද Duration column එක? ඒකේ අළුත් tasks හතරේ duration එක වැටිලා තියෙන්නේ hrs වලින්. ඒ අපි Options වලින් ඒ විදියට වෙනස් කරපු නිසා. ඒත් මොකද්ද ඒ ඇවිත් තියෙන අගය? පැය හතරයි කියලා. කොහොමද ඒක MS Project වලින් එක සැරේටම දාගන්නෙ? කළින් ඔතන වැටුනේ 1 Day කියලා. දැන් 4 hrs කියලා වැටිලා තියෙන්නේ. ඒ කියන්නේ මේකේ කොතන හරි දවසට තියෙන පැය ගණනත් ඇතුළත් කරන්න ඕනේ ඇති. අපි ගිහින් බලමු කළිං ගිය තැනටම: Tools -> Options...
මේකේ tabs ගොඩක් තියෙනවනේ. බලමු එහාට මෙහාට ගිහින්. ආ මේ තියෙන්නේ Calendar tab එක:
එතන මම මගේ ව්‍යාපෘතියේ හැටියට දවසකට ඒ ව්‍යාපෘතියේ වැඩ කරන පැය ගණන Hours per day: කියන තැන දාගත්තා. එතන default තිබුණේ 4. ඒකයි අපේ Duration column එකට 4hrs කියලා default වැටුනේ. ඊලඟට සතියකට වැඩ කරන පැය ගණනත්, මාසෙකට වැඩ කරන දවස් ගණනත් ඊට යටින් දාගන්න පුළුවන්. ඒ tab එකේම තව විස්තර ටිකක් තියෙනවා අපිට උවමනානම් අපේ ව්‍යාපෘතියේ හැටියට වෙනස් කරගන්න පුළුවන්. සතිය පටන් ගන්න දවස, මූල්‍ය වර්ෂය (fiscal year) පටන් ගන්න මාසය, දවසේ වැඩ පටන්ගන්න, ඉවර වෙන වෙලාවල් එහෙම ඒ විදියට මේකේ set කරගන්න පුළුවන්.
දැන් OK කරලා බලන්න. ලොකු වෙනසක්නම් වෙලා නැතුව ඇති. Gantt Chart එකේ පෙනුන දම් පාට ඉරි කෑල්ලේ දිගනම් අඩු වෙලා ඇති. ඇයි කළින් පැය 4යි කිවම මුළු දවසම ඒකට වැඩ කළා වගේනේ. දැං අපි දවසට පැය 8ක් වැඩ කරනවා කියලා ආවම, මෙතන දැනට තියෙන දත්ත වල හැටියට දවස් බාගයක් වැඩ කරනවා හැටියට තමයි Gantt Chart එකේ පෙන්නන්නේ.
ඔන්න දැන් තමයි මාතෘකාවට අදාළ විස්තරයක් කියන්න යන්නේ. අපිට ඕනේ අර 6, 7, 8, 9 කියන Unique IDs තියෙන අළුතෙන් එකතු වෙච්ච tasks 4 මුළින්ම තියන task එකේ sub tasks කරගන්නනේ. ඒත් මේ දැනට පේන විදියට ඒ ඔක්කොම එකම මට්ටමේ තියෙන්නේ. ඒ හතර අර පළවෙනි එක යටතට ගෙනාවමයි ඒවා sub tasks බවටත්, මුල එක summary task එකක් බවටත් පත් වෙන්නේ. ඒක කරන්නේ මෙහෙමයි.
ඔයාලට පේනවද MS Project වල Formatting Toolbar එකේ මුළින්ම තියෙන කොළ පාට ඊ තල දෙක. ඒ දෙක උඩට mouse pointer එක ගෙනිච්චාම Outdent, Indent කියලා වචන දෙකකුත් පෙන්නනවා. අන්න ඒ ඊතල තමයි අපේ වැඩේට පාවිච්චි කරන්නේ.
Indent කියන වචනේ නම් අපිට පුරුදුයිනේ, පේළිය පටන් ගන්න කළිං පොඩි ඉඩක් තියන එකටනේ අපි එහෙම කියන්නේ. ඉතිං අපි අර tasks 4ටත් ඒවා පටන්ගන්න කළිං පොඩි ඉඩක් තියන්නයි හදන්නේ. ඒ tasks 4ම එක සැරේ select කරගෙන (6 වෙනි task එක select කරලා Shift key එක ඔබාගෙන 9 වෙනි task එක select කරන්න) අර දකුණු පැත්තට තියෙන ඊතලේ (Indent) click කරන්න. ඒ tasks ටික පොඩ්ඩක් දකුණට ගියා නේද? එහෙම උනාම ඒවා ඉබේම ඊට උඩින් තියෙන task එකේ sub tasks බවට පත් වෙනවා. පළවෙනි task එක තද පාටක් උනේ ඒක දැන් summary task එකක් බවට පත් වෙච්ච නිසා.
අපි ඒ වගේ summary task වල Duration, Cost වගේ කිසිම දෙයක් මීට පස්සේ වෙනස් කරන්න යන්නේ නෑ. ඒවා sub tasks වල තියන තොරතුරු වලින් එකතු කරලා, වැඩි කරලා, බෙදලා MS Project එකෙන්ම හදාගන්නවා. කොච්චර ලේසිද නේද? අපිට මේ වගේ nested summary tasks හදාගන්න පුළුවන්. ඒකියන්නේ, එක summary task එකක sub task එකක්, තව sub task එකක summary task එකක් වෙන්න පුළුවන්. තේරුණේ නෑ වගේද? කමක් නෑ, ඉස්සරහදි අපිට ඒ වගේ උදාහරණ හම්බ වෙයි. එතකොට මං ආයි මේ ගැන මතක් කරන්නම්කෝ.
ඒ එක්කම දැන් Outdent ගැනත් කියන්න එපැයි. Outdent ඊතලේ තියෙන්නේ, ඒවගේ indent වෙච්ච tasks ආපහු තිබුණ තැනටම, ඒ කියන්නේ ආපස්සට ගේන්නයි. මේ ඊතල දෙකේ දිශාවල් අනුවම හිතාගන්න පුළුවන් නේද මේවායෙන් කෙරෙන්නේ මොකද්ද කියලා? ඒ නිසා පැටලෙන්නේ නෑ.
Summary tasks ගැන කියන්න ආවට ඉතිං තාම ඒ ගැන මුකුත්ම කියන්න බැරි උනානේ. හොඳයි, ඊට කළිං මම අර කළිං කියපු මුල task එකේ sub tasks හතර ඇතුළත් කරලා ඉන්නම්කෝ.
දැං මොකද වෙලා තියෙන්නේ කියලා බලමු. අළුත් tasks හතර අපිට ඕන කරපු තැනට ඇතුල් කරගත්තා. Unique ID column එකේ අර අපි කතා කරපු විදියට ඉල්ලක්කම් වැටිලා තියෙනවා. දැක්කද Duration column එක? ඒකේ අළුත් tasks හතරේ duration එක වැටිලා තියෙන්නේ hrs වලින්. ඒ අපි Options වලින් ඒ විදියට වෙනස් කරපු නිසා. ඒත් මොකද්ද ඒ ඇවිත් තියෙන අගය? පැය හතරයි කියලා. කොහොමද ඒක MS Project වලින් එක සැරේටම දාගන්නෙ? කළින් ඔතන වැටුනේ 1 Day කියලා. දැන් 4 hrs කියලා වැටිලා තියෙන්නේ. ඒ කියන්නේ මේකේ කොතන හරි දවසට තියෙන පැය ගණනත් ඇතුළත් කරන්න ඕනේ ඇති. අපි ගිහින් බලමු කළිං ගිය තැනටම: Tools -> Options...
මේකේ tabs ගොඩක් තියෙනවනේ. බලමු එහාට මෙහාට ගිහින්. ආ මේ තියෙන්නේ Calendar tab එක:
එතන මම මගේ ව්‍යාපෘතියේ හැටියට දවසකට ඒ ව්‍යාපෘතියේ වැඩ කරන පැය ගණන Hours per day: කියන තැන දාගත්තා. එතන default තිබුණේ 4. ඒකයි අපේ Duration column එකට 4hrs කියලා default වැටුනේ. ඊලඟට සතියකට වැඩ කරන පැය ගණනත්, මාසෙකට වැඩ කරන දවස් ගණනත් ඊට යටින් දාගන්න පුළුවන්. ඒ tab එකේම තව විස්තර ටිකක් තියෙනවා අපිට උවමනානම් අපේ ව්‍යාපෘතියේ හැටියට වෙනස් කරගන්න පුළුවන්. සතිය පටන් ගන්න දවස, මූල්‍ය වර්ෂය (fiscal year) පටන් ගන්න මාසය, දවසේ වැඩ පටන්ගන්න, ඉවර වෙන වෙලාවල් එහෙම ඒ විදියට මේකේ set කරගන්න පුළුවන්.
දැන් OK කරලා බලන්න. ලොකු වෙනසක්නම් වෙලා නැතුව ඇති. Gantt Chart එකේ පෙනුන දම් පාට ඉරි කෑල්ලේ දිගනම් අඩු වෙලා ඇති. ඇයි කළින් පැය 4යි කිවම මුළු දවසම ඒකට වැඩ කළා වගේනේ. දැං අපි දවසට පැය 8ක් වැඩ කරනවා කියලා ආවම, මෙතන දැනට තියෙන දත්ත වල හැටියට දවස් බාගයක් වැඩ කරනවා හැටියට තමයි Gantt Chart එකේ පෙන්නන්නේ.
ඔන්න දැන් තමයි මාතෘකාවට අදාළ විස්තරයක් කියන්න යන්නේ. අපිට ඕනේ අර 6, 7, 8, 9 කියන Unique IDs තියෙන අළුතෙන් එකතු වෙච්ච tasks 4 මුළින්ම තියන task එකේ sub tasks කරගන්නනේ. ඒත් මේ දැනට පේන විදියට ඒ ඔක්කොම එකම මට්ටමේ තියෙන්නේ. ඒ හතර අර පළවෙනි එක යටතට ගෙනාවමයි ඒවා sub tasks බවටත්, මුල එක summary task එකක් බවටත් පත් වෙන්නේ. ඒක කරන්නේ මෙහෙමයි.
ඔයාලට පේනවද MS Project වල Formatting Toolbar එකේ මුළින්ම තියෙන කොළ පාට ඊ තල දෙක. ඒ දෙක උඩට mouse pointer එක ගෙනිච්චාම Outdent, Indent කියලා වචන දෙකකුත් පෙන්නනවා. අන්න ඒ ඊතල තමයි අපේ වැඩේට පාවිච්චි කරන්නේ.
Indent කියන වචනේ නම් අපිට පුරුදුයිනේ, පේළිය පටන් ගන්න කළිං පොඩි ඉඩක් තියන එකටනේ අපි එහෙම කියන්නේ. ඉතිං අපි අර tasks 4ටත් ඒවා පටන්ගන්න කළිං පොඩි ඉඩක් තියන්නයි හදන්නේ. ඒ tasks 4ම එක සැරේ select කරගෙන (6 වෙනි task එක select කරලා Shift key එක ඔබාගෙන 9 වෙනි task එක select කරන්න) අර දකුණු පැත්තට තියෙන ඊතලේ (Indent) click කරන්න. ඒ tasks ටික පොඩ්ඩක් දකුණට ගියා නේද? එහෙම උනාම ඒවා ඉබේම ඊට උඩින් තියෙන task එකේ sub tasks බවට පත් වෙනවා. පළවෙනි task එක තද පාටක් උනේ ඒක දැන් summary task එකක් බවට පත් වෙච්ච නිසා.
අපි ඒ වගේ summary task වල Duration, Cost වගේ කිසිම දෙයක් මීට පස්සේ වෙනස් කරන්න යන්නේ නෑ. ඒවා sub tasks වල තියන තොරතුරු වලින් එකතු කරලා, වැඩි කරලා, බෙදලා MS Project එකෙන්ම හදාගන්නවා. කොච්චර ලේසිද නේද? අපිට මේ වගේ nested summary tasks හදාගන්න පුළුවන්. ඒකියන්නේ, එක summary task එකක sub task එකක්, තව sub task එකක summary task එකක් වෙන්න පුළුවන්. තේරුණේ නෑ වගේද? කමක් නෑ, ඉස්සරහදි අපිට ඒ වගේ උදාහරණ හම්බ වෙයි. එතකොට මං ආයි මේ ගැන මතක් කරන්නම්කෝ.
ඒ එක්කම දැන් Outdent ගැනත් කියන්න එපැයි. Outdent ඊතලේ තියෙන්නේ, ඒවගේ indent වෙච්ච tasks ආපහු තිබුණ තැනටම, ඒ කියන්නේ ආපස්සට ගේන්නයි. මේ ඊතල දෙකේ දිශාවල් අනුවම හිතාගන්න පුළුවන් නේද මේවායෙන් කෙරෙන්නේ මොකද්ද කියලා? ඒ නිසා පැටලෙන්නේ නෑ.
No comments:
Post a Comment