8. Project Calendar

හොඳයි, ඊලඟට අපි බලමු කීප තැනකදිම අපි කතා වෙච්ච Project Calendar එක ගැන. ඒක හදාගන්න යන්නෙ මෙහෙමයි: Tools -> Change Working Time...

මේකෙ මුළින්ම තියෙන්නේ For calendar: කියලා තැනක්. එතන by default select වෙලා තියෙන්නේ 'Standard (Project Calendar)' කියන එක. ඒ කියන්නේ අපි Standard Calendar එකේ Working Time වෙනස් කරන්න යනවා කියන එක. එතකොට Standard Calendar එකට අපි කරන වෙනස් කම් ඉබේම අපේ project එකට apply වෙනවා, මොකද අපේ project එකේ calendar එක විදිහට Project Information වල තිබුණේ Standard Calendar එක නිසා. 

ඒත් අපි හිතමු අපිට අපේ project එකේ නමින්ම අළුත් calendar එකක් හදාගෙන, අපේ නිවාඩු දවස් දාගෙන ඒක අපේ project එකට apply කරගන්න ඕනෙ කියලා. ඒක කරන්නේ ඔන්න මෙහෙමයි. උඩ දකුණු පැත්තෙ කෙළවරේ තියෙනවා නේද Create New Calendar... කියලා button එකක්. අන්න ඒක ක්ලික් කරන්න ඕනේ.

ඔතනදි අපිට පුළුවන් Name: කියන තැන අපේ calendar එකට ඕන නමක් දෙන්න. ඊට අමතරව අපිට තව පුළුවන් අළුතෙන්ම ඔක්කොම නිවාඩු දවස් හදාගෙන අළුත්ම කැලැන්ඩරයක් හදන්න පළවෙනි option එකෙන් (Create new base calendar) ගිහින්. එහෙම නැත්නම්, දෙවෙනි option එකේ (Make a copy of *** calendar) තියෙන calendar එකක් පදනම් කරගෙන අපේ අළුත් කැලැන්ඩරය හදාගන්නත් පුළුවන්. මේකේ by default තිබ්බ විදිහටම Standard Calendar එකේ කොපියක් අරගෙන මම මගේ අළුත් කැලැන්ඩරය හදන්න යන්නම්. එතකොට මට සෙනසුරාදා, ඉරිදා දවස් නිවාඩු විදිහට ඉබේම ලැබෙනවා. මම මගේ කැලැන්ඩරේට නම දෙන්නම් 'My Calendar' කියලා. ඊට පස්සෙ OK.

බලන්න, උඩ For calendar: කියන තැන මාරු උනා 'My Calendar' විදිහට.

දැන් මේ පෙන්නන Calendar එකේ මාස අතර එහා මෙහා යන්න පුළුවන් ඒ ලඟින්ම තියෙන vertical scroll bar එකෙන්. ඉරිදා, සෙනසුරාදා දවස් දැනටම Nonworking විදිහට අළු පාට වෙලා තියෙනවා පේනවනේ.

දැන් ඔන්න මට ඕනේ 2010 සැප්තැම්බර් 15 වෙනිදා නිවාඩු දවසක් කියලා කැලැන්ඩරේ සඳහන් කරන්න. ඒ කියපු දවස උඩ ක්ලික් කරලා බලන්න මොනවද පෙන්නන්නේ කියලා. ඒක දැනට Working day එකක් බවත්, වැඩ කරන වෙලාවලුත් පෙන්නනවා නේද. මේ වැඩ කරන වෙලාවල් වෙනස් කරගන්න ඕනෙනම් යන්න ඕනෙ කැලැන්ඩරේට පහලින් තියෙන ටැබ්ස් දෙකෙන් Work Week කියන ටැබ් එකට. ඒ ගියාම පෙන්නන [Default] කියන පේළිය උඩ මම double click කරනවා. 

ඒ ආපු වින්ඩෝ එකේ සඳුදා ඉඳන් සිකුරාදා වෙනකල් දින ටික එක සැරේ සිලෙක්ට් කරගෙන (Shift key එක පාවිච්චි කරලා ඒක කරන්න පුළුවන්), උඩ තියෙන තුන් වෙනි option එක (Set day(s) to these specific working times:) සිලෙක්ට් කරනවා. එතකොට තමයි පහළ කොටු වල තියෙන වෙලාවල් වෙනස් කරගන්න අපිට පුළුවන්කම ලැබෙන්නේ. ඒ දේවල් අපිට ඕන විදිහට හදාගෙන ඕකේ කරන්න.

හරි, දැන් Working Time වෙනස් උනා. ඒත් තාම 15 වෙනිදා නිවාඩු දවසක් කළේ නෑනේ. ඒක කරන්න, 15 වෙනිදා සිලෙක්ට් කරලා පහළ Exceptions ටැබ් එකේ අපි දාන නිවාඩුවට නමක් දෙන්න ඕනේ. මම ටයිප් කරන්නම්කෝ 'Poya Day' කියලා. එහෙම ටයිප් කරලා එන්ටර් කී එක ප්‍රෙස් කරලා බලන්න.

15 වෙනිදා රතු පාට වෙලා පේන්නේ ඒක තාම සිලෙක්ට් වෙලා තියෙන නිසා. අහකට ක්ලික් කරලා බලන්න, Exception days පෙන්නන ලා නිල් පාටින් 15 වෙනිදා සලකුණු වෙලා ඇති.

හොඳයි, අළුත් කැලැන්ඩරයක් හදාගන්න හැටි ගැන අදහසක් ලැබෙන්න ඇති කියලා හිතනවා. දැන් මේ වින්ඩෝ එක ඕකේ කරන්න.

තාමත් හැබැයි අපේ WBS එකේ වෙනසක් උනේ නෑ. ඇයි ඒ? හරි. මොකද අපි වෙනස්කම් කළේ අපි හදපු 'My Calendar' එකේ. ඒත් අපේ project එකට apply වෙලා තියෙන්නේ තාමත් Standard Calendar එක. එහෙනම් යමු ඒක මාරු කරන්න ආපහු Project Information වලට: Project -> Project Information...

Calendar: කියන තැන Standard වෙනුවට තෝරන්න දැන් අපි හදපු My Calendar. වින්ඩෝ එක ඕකේ කරන්න.

අපි Working Time වලත් වෙනස්කම් කරපු නිසා තමයි ඔය උඩ ඉඳන්ම changes වෙලා තියෙන්නේ. නැත්තම්, අපි නිවාඩු දවසක් විතරක් දාලා ආවානම් හරියට එතන ඉඳන් විතරක් නිල් පාට වෙලා තියෙන හැටි බලන්න තිබ්බා. Tasks වල Start, Finish dates හොඳට බලන්න. 14 වෙනි .Unique ID එක තියෙන 'Design the Page Navigation' කියන task එකට තමයි ඔය 15 වෙනිදා නිවාඩුව බලපාලා තියෙන්නේ.

ඒ නිවාඩු දවස මේ දකුණු පැත්තේ ගැන්ට් චාර්ට් එකේ අළු පාට වෙලා පෙන්නන්නෙ නැත්තේ මොකද කියලනම් ඇත්තටම මාත් දන්නෙ නෑ. :( ඒත් අපේ ඉස්සරහා පාඩම් වලදී මේ නිවාඩු දවස කොහොමද apply වෙලා තියෙන්නෙ කියලා වඩා පැහැදිලිව බලාගන්න පුළුවන් වෙයි.

7. Project Information

ඔන්න අපේ අළුත් පාඩම පටන් ගන්නයි යන්නේ. මේ Project Information කියන තැන තමයි අපේ project එක පටන් ගන්න දවස වගේ WBS එකට අදාළ ප්‍රධාන තොරතුරු ටික තියෙන්නේ. එතැනට යන්නේ මෙන්න මේ විදියට: Project -> Project Information...

මෙතනදී අපිට පුළුවන් හරියටම අපේ Project එක පටන්ගන්නේ කවදද කියලා සඳහන් කරන්න. මම Start date: එක 2010 සැප්තැම්බර් 06 වෙනිදා විදිහට දානවා. බලන්න, Finish date: එකේ අපිට වෙනසක් කරන්න බෑ. අපි WBS එකේ දාලා තියෙන Predecessors, Duration අනුව හැදුන Finish Date එක තමයි එතන පෙන්නන්නේ. Schedule from: කියන තැන 'Project Start Date' කියලා select වෙලා තියෙන නිසා තමයි ඒ දේවල් එහෙම උනේ. ඕනනම් ඒක මාරු කරලා බලන්න. මමනම් ඒ අනිත් විදිහට Schedule from: Project Finish date සිලෙක්ට් කරලා WBS එකක් හදලානම් නෑ.

ඊලඟට මේ වින්ඩෝ එකේ අනිත් වැදගත්ම දේ Calendar කියන එක. හොඳට බලන්න, එතන by default සිලෙක්ට් වෙලා තියෙන්නේ 'Standard' කැලැන්ඩර් එක. අපිට මෙතනට ආපහු එන්න වෙයි අපේම කැලැන්ඩර් එකක් හදාගෙන.

දැන් වින්ඩෝ එක ඕකේ කරලා බලන්න Start Date එක මාරු කරපු නිසා මොකද උනේ කියලා.

අපි දාපු Start Date එකේ ඉඳන් දින ටික ආපහු හැදිලා නේද? Start, Finish columns දෙකේ වෙනස්කම් වෙච්ච නිසා තමයි ඒවා නිල් පාටින් පේන්නේ. දැන් බලන්න Duration column එක දිහා. තාමත් ඒකේ ප්‍රශ්නාර්ත ලකුණු. ඒකට මොකද කරන්නේ? අපි අපේ project එකට අදාල කාල සීමාවන් ඒ එක එක task එක ඉස්සරහින් Duration column එකේ දැම්මාම හරි. දැනට තියෙන්නේ MS Project වලින් අපිට දීපු default values නේ. ඒකයි ඒ ප්‍රශ්නාර්ත ලකුණු තියෙන්නේ. ඔන්න මම ඒවා දැම්මට පස්සේ අපේ WBS එක පේන්නේ කොහොමද කියලත් පෙන්නන්නම්කෝ. මතක තියාගන්න, Summary Task වල පෙන්නන Duration අපිට වෙනස් කරන්න බෑ. Sub Tasks වල Duration එකතුව තමයි Summary Task එකේ පෙන්නන්නේ.

Finish Date එක තව පොඩ්ඩක් වෙනස් වෙලා නේද.

මෙතෙක් උගත් දේ

මේ තියෙන්නේ, අපි මෙච්චර දවස් ඉගෙනගත්තු පාඩම් වලින් ඉගෙනගත්තු දේවල් පාවිච්චි කරලා මම හදපු WBS එක. මට ඕන කරන tasks ටික ඇතුළත් කරලා, ඒවා Indent - Outdent කරලා, Predecessors set කරලා මේ හදලා තියෙන විදියට ඔයාලටත් WBS එක හදාගන්න පුළුවන්ද බලන්න. පුළුවන්නම් හපනා! මේ වෙනකල් පාඩම් හොඳින් තේරුම් අරන් තියෙනවනම්, මේ වගේ WBS එකක් හදාගෙන අපි ඉදිරි පාඩම් මොනවද කියලා බලන්න යමු.

6. Predecessors

Predecessor කියන column එක ගැන අපි Columns පාඩමේදී තරමක් දුරට කතා කළා. දැං අපි ඒ ගැන හොඳට කතාකරලා පැහැදිලි කරගමු. Predecessor කියන්නේ පෙරටුගාමියා, එහෙමත් නැත්නම් යම් කාර්යයක් මේ මොහොතට කළින් භාරව සිටි කෙනා. MS Project WBS ගැන කතා කරද්දී අපි Predecessor කියන්නේ, යම් task එකක් ආරම්භ කරන්න කළිං අවසන් කරන්න ඕනේ මොන කාර්යයද කියලා. මේ predecessor වලින් තමයි අපේ WBS එකේ සඳහන් කෙරෙන tasks සිද්ධ කෙරෙන්නේ මොන පිළිවෙලටද කියලා තීරණය වෙන්නේ. අපේ taks එක යට එක පිළිවෙලට දැම්මට MS Project වලින් ඒ ක්‍රියා පටිපාටිය අඳුනගන්නේ නෑ, මේ විදියට predecessors set කරන්නම වෙනවා MS Project වලින් WBS එක හරියට හදාගන්න.  අපි කෑමක් බීමක් හදන කොට උනත් ඒක කරන ක්‍රියා පටිපාටියක් තියෙනවනේ. ඔන්න උදාහරණයක් ගමුකො. අපි තේකක් හදනකොට මුලින්ම වතුර උතුරවගන්නවා. ඊට පස්සේ තේ කොළ තැම්බෙන්න තියනවා. ඔය දෙක විතරක් අරන් අපි predecessor ගැන අදහසක් ගමු:

1. වතුර උතුරවාගැනීම
2. තේ කොළ තම්බාගැනීම

එතකොට මේ කියපු දෙවෙනි task එක සිද්ධ කරන්න කළිං අපි අන්තිමට ඉවර කරන්නේ පළවෙනි task එක. එතකොට පළවෙනි task එක දෙවෙනි task එකේ predecessor වෙනවා. දැන් පැහැදිලිද?

දැං අපි MS Project වලින් මේ දේ කරන හැටි බලමු. 

අපේ WBS එකේ task වලින් මම අන්තිමටම ඇතුල් කරගත්ත 6, 7, 8, 9 Unique IDs තියන task ටිකෙන් මේක පැහැදිලි කරන්නම්. මොකද ඉතිරි හරියට තව sub tasks ඇතුලත් කරන්න තියනවා. අපි දන්නවා, අපේ ව්‍යාපෘතියේ මුල්ම පියවර වෙන Gather Client Requirements කියන එක තමයි අපි එහෙම තවත් කුඩා කොටස් වලට කඩලා ඒ tasks 4 හදාගත්තේ. ඒ අතරින් මුලින්ම වෙන්න ඕනේ 6 වෙනි task එක. එතකොට, මුල්ම කෙනාට කළින් වෙන කිසිම කෙනෙක් ඉන්න විදියක් නැති නිසා, අපේ WBS එකේ මුලින්ම කරන task එකට predecessor කෙනෙක් දාන්නේ නෑ. ඊලඟට, 6 වෙනි එක සම්පූර්ණ වුනාට පස්සේ අපි 7 වෙනි එක කරන්න ඕනේ. ඒ කියන්නේ, 7 වෙනි task එකට කළින් අන්තිමට ඉවර කරන්න තියෙන්නේ 6 වෙනි එක. මතක තියාගන්න, මම මේ ඉලක්කමෙන් කියන්නේ Unique ID column එක පාවිච්චියෙන් හොඳේ. මොකද ඒකේ අගයන් කොයිම වෙලාවකවත් වෙනස් වෙන්නේ නෑනේ. එතකොට 7 වෙනි task එකේ predecessor 6 වෙනි task එක. ඒත් අපි Predecessor column එකට අගයන් දාන්නේ serial column එකෙන් (අර මුලින්ම තියෙන ඉලක්කම් වැටිච්ච දුඹුරු පාට column එක). මොකද, MS Project මේ tasks අඳුරගන්නේ ඒ serial එකෙන් නිසා. Unique ID කියන්නේ අපේ පහසුවට (for the purpose of reference) දාගත්තු column එකක් කියලා මම Columns පාඩමේදී කිව්වනේ. ඒ නිසා අපි 6 වෙනි task එකේ serial එක 7 වෙනි task එකේ Predecessor column එකට අයිති cell එකට දානවා මෙන්න මෙහෙම:

දැක්කද මොකද උනේ කියලා? Gantt Chart එකේ 7 වෙනි task එක ඊලඟ දවසට පැනලා. 6 වෙනි එකේ අග ඉඳන් 7 වෙනි task එකේ මුලට ඊතලේකුත් ඇඳිලා. ඇයි එතන විතරක්යැ, task sheet එකෙත් වෙනස් කම් සිද්ධ වෙලා. අර නිල් පාට වෙලා තියෙන්නේ අපි අන්තිමටම කරපු දෙයින් වෙනස් වෙච්ච තැන් තමයි. 7 වෙනි task එකේ Start date එක සැප්තැම්බර් 3 ඉඳන් 6 වෙනිදට පැනලා. (4, 5 නිවාඩුනේ... නිවාඩු දවස් ගැන මම Project Calendar පාඩමේදි කියලා දෙන්නම්. MS Project වල Standard Calendar  එකේ සෙනසුරාදා ඉරිදා නිවාඩු දවස් කියලා සඳහන් වෙලා තියෙන නිසා තමයි ඒ දවස් අත ඇරල 6 වෙනිදට පැන්නේ) ඊලඟට බලන්නකෝ summary task එක දිහා. sub tasks ඇතුලේ අන්තිම Finish date එක තමයි summary task එකේ Finish date එක. ඒ එක්කම, Duration එකත් වෙනස් වෙලා. කළිං summary task එකේ Duration එක තිබ්බේ 4hrs විදියට. ඇයි පැය 4 ගානේ එක වෙලාවේ වැඩ කෙරෙන parallel tasks 4ක් විදියටනේ ඒ 4 තිබ්බේ. දැං එකක් අනිත් එක ඉවර වෙලා කරන විදියට predecessors set කළාම summary task එකේ Duration එකත් වැඩි උනා. හරි අපූරුයි නේද?

5. Summary Task

දැං අපි ඉගෙනගන්න යන්නේ කළිං පාඩමේ අන්තිමටම අහපු summary tasks ගැන. Summary කියන වචනේ සිංහල තේරුම ගත්තොත් ඒ කියන්නේ සාරාංශය. Summary task කියලා එකට යෙදුවහම මොකද්ද හිතෙන්නේ? හරියට හරි. සාරාංශගත task එකක් ගැන. ඉතිං මේ සාරාංශගත task එකේ මොනවද තියෙන්නේ? ඒකේ තියෙන්නේ ඒ යටතේ තියෙන තවත් tasks කිහිපයක සාරාංශය. ඒ කියන්නේ task කිහිපයක සමස්ත සාරාංශය තනි task එකකින් පෙන්වන එකට තමයි අපි summary task එකක් කියන්නේ. එහෙම පෙන්වන එකේ වැදගත්කම මොකද්ද කියලා හොයලා බලන්න කළිං ඒ වගේ summary task එකක් MS Project වලින් අපේ WBS එකට ඇතුළත් කරගන්නේ කොහොමද කියලා බලලා ඉමු. එතකොට වැඩිය හොඳට තේරුම් ගන්න පුළුවං වෙයි.

අපි මුලදිම WBS කියන්නේ මොකද්ද කියලා අඳුනගත්ත පාඩමේදී කතා කළානේ WBS එකක tasks පුළුවං තරම් අවසාන, කුඩාම ක්‍රියාකාරකම වෙනකල්ම කඩාගන්න ඕනේ කියලා. එතකොට තමයි WBS එකකින් නියම ප්‍රයෝජනේ ගන්න පුළුවං වෙන්නේ. ඉතිං මම දැනට මේ ඇතුළත් කරගෙන තියන tasks තවත් කුඩා ක්‍රියාකාරකම් වලට බෙදිලා යන්න පුළුවංකම තියෙන බව මට පේනවා. ඉතිං මම ඒවා මගේ task sheet එකේ අදාළ තැන් වලට ඇතුළත් කරගන්නයි දැන් සූදානම් වෙන්නේ.

Gather Client Requirements කියන පළවෙනි task එක තව අනු කොටස් (පියවර) හතරකට කඩන්න පුළුවං බව මට පේනවා. ඉතිං ඒ විස්තර මම ඒ Gather Client Requirements කියන task එකත්, Acquire Supportive Software කියන දෙවෙනි task එකත් අතරට එකතු කරගන්න ඕනේ. ඒක කරන්නේ මෙහෙමයි.

දෙවෙනි task එකේ serial column එකට අයිති cell එක උඩ right-click කළාම අපිට මේ පහළ පෙන්නලා තියෙනවා වගේ menu එකක් ලැබෙනවා. ඒකේ පස් වෙනියට පේන 'New Task' කියන එක click කළාම දෙවෙනි task එකට උඩින්, පළවෙනි task එකට පහළින් තව හිස් row එකක් එකතු වෙනවා. (අපිට task එකක් මකන්න උවමනා උනාම මේ විදියටම ඇවිත් menu එකේ 'Delete Task' කියන එක click කළාම හරි)

දැං බලන්න අපේ task sheet එකට මොකද උනේ කියලා.

බලන්න serial column එකෙයි Unique ID column එකෙයි තියෙන අගයන් තව දුරටත් සමානද කියලා. නෑ නේද. Tasks කොච්චර මැද්දෙන් එකතු උනත් serial column එකේ අගයන් අනුපිළිවෙලට එහෙමම තියෙනවා. එතකොට කළින් 2 serial එක තිබ්බ task එකට දැන් 3 ලැබිලා, අළුතෙන් එකතු වෙච්ච task එකට 2 ලැබිලා. ඒත් බලන්න Unique ID column එක. ඒකේ කළින් tasks වලට තිබ්බ අගයන් එහෙමම තියෙනවා. අළුතෙන් එකතු වෙච්ච task එකට අළුත් අගයක් ලැබිලා තියෙන්නේ. ඒ column එකේ අගයන් ලැබෙන්නේ එක් එක් task එක WBS එකට එකතු වෙන අනු පිළිවෙලටයි. දැං මේ columns දෙකේ වෙනස වඩාත් හොඳින් පැහැදිලි ඇති කියලා මම හිතනවා.

Summary tasks ගැන කියන්න ආවට ඉතිං තාම ඒ ගැන මුකුත්ම කියන්න බැරි උනානේ. හොඳයි, ඊට කළිං මම අර කළිං කියපු මුල task එකේ sub tasks හතර ඇතුළත් කරලා ඉන්නම්කෝ.

දැං මොකද වෙලා තියෙන්නේ කියලා බලමු. අළුත් tasks හතර අපිට ඕන කරපු තැනට ඇතුල් කරගත්තා. Unique ID column එකේ අර අපි කතා කරපු විදියට ඉල්ලක්කම් වැටිලා තියෙනවා. දැක්කද Duration column එක? ඒකේ අළුත් tasks හතරේ duration එක වැටිලා තියෙන්නේ hrs වලින්. ඒ අපි Options වලින් ඒ විදියට වෙනස් කරපු නිසා. ඒත් මොකද්ද ඒ ඇවිත් තියෙන අගය? පැය හතරයි කියලා. කොහොමද ඒක MS Project වලින් එක සැරේටම දාගන්නෙ? කළින් ඔතන වැටුනේ 1 Day කියලා. දැන් 4 hrs කියලා වැටිලා තියෙන්නේ. ඒ කියන්නේ මේකේ කොතන හරි දවසට තියෙන පැය ගණනත් ඇතුළත් කරන්න ඕනේ ඇති. අපි ගිහින් බලමු කළිං ගිය තැනටම: Tools -> Options...

මේකේ tabs ගොඩක් තියෙනවනේ. බලමු එහාට මෙහාට ගිහින්. ආ මේ තියෙන්නේ Calendar tab එක:

එතන මම මගේ ව්‍යාපෘතියේ හැටියට දවසකට ඒ ව්‍යාපෘතියේ වැඩ කරන පැය ගණන Hours per day: කියන තැන දාගත්තා. එතන default තිබුණේ 4. ඒකයි අපේ Duration column එකට 4hrs කියලා default වැටුනේ. ඊලඟට සතියකට වැඩ කරන පැය ගණනත්, මාසෙකට වැඩ කරන දවස් ගණනත් ඊට යටින් දාගන්න පුළුවන්. ඒ tab එකේම තව විස්තර ටිකක් තියෙනවා අපිට උවමනානම් අපේ ව්‍යාපෘතියේ හැටියට වෙනස් කරගන්න පුළුවන්. සතිය පටන් ගන්න දවස, මූල්‍ය වර්ෂය (fiscal year) පටන් ගන්න මාසය, දවසේ වැඩ පටන්ගන්න, ඉවර වෙන වෙලාවල් එහෙම ඒ විදියට මේකේ set කරගන්න පුළුවන්.

දැන් OK කරලා බලන්න. ලොකු වෙනසක්නම් වෙලා නැතුව ඇති. Gantt Chart එකේ පෙනුන දම් පාට ඉරි කෑල්ලේ දිගනම් අඩු වෙලා ඇති. ඇයි කළින් පැය 4යි කිවම මුළු දවසම ඒකට වැඩ කළා වගේනේ. දැං අපි දවසට පැය 8ක් වැඩ කරනවා කියලා ආවම, මෙතන දැනට තියෙන දත්ත වල හැටියට දවස් බාගයක් වැඩ කරනවා හැටියට තමයි Gantt Chart එකේ පෙන්නන්නේ.

ඔන්න දැන් තමයි මාතෘකාවට අදාළ විස්තරයක් කියන්න යන්නේ. අපිට ඕනේ අර 6, 7, 8, 9 කියන Unique IDs තියෙන අළුතෙන් එකතු වෙච්ච tasks 4 මුළින්ම තියන task එකේ sub tasks කරගන්නනේ. ඒත් මේ දැනට පේන විදියට ඒ ඔක්කොම එකම මට්ටමේ තියෙන්නේ. ඒ හතර අර පළවෙනි එක යටතට ගෙනාවමයි ඒවා sub tasks බවටත්, මුල එක summary task එකක් බවටත් පත් වෙන්නේ. ඒක කරන්නේ මෙහෙමයි.

ඔයාලට පේනවද MS Project වල Formatting Toolbar එකේ මුළින්ම තියෙන කොළ පාට ඊ තල දෙක. ඒ දෙක උඩට mouse pointer එක ගෙනිච්චාම Outdent, Indent කියලා වචන දෙකකුත් පෙන්නනවා. අන්න ඒ ඊතල තමයි අපේ වැඩේට පාවිච්චි කරන්නේ.

 
Indent කියන වචනේ නම් අපිට පුරුදුයිනේ, පේළිය පටන් ගන්න කළිං පොඩි ඉඩක් තියන එකටනේ අපි එහෙම කියන්නේ. ඉතිං අපි අර tasks 4ටත් ඒවා පටන්ගන්න කළිං පොඩි ඉඩක් තියන්නයි හදන්නේ. ඒ tasks 4ම එක සැරේ select කරගෙන (6 වෙනි task එක select කරලා Shift key එක ඔබාගෙන 9 වෙනි task එක select කරන්න) අර දකුණු පැත්තට තියෙන ඊතලේ (Indent) click කරන්න. ඒ tasks ටික පොඩ්ඩක් දකුණට ගියා නේද? එහෙම උනාම ඒවා ඉබේම ඊට උඩින් තියෙන task එකේ sub tasks බවට පත් වෙනවා. පළවෙනි task එක තද පාටක් උනේ ඒක දැන් summary task එකක් බවට පත් වෙච්ච නිසා.

අපි ඒ වගේ summary task වල Duration, Cost වගේ කිසිම දෙයක් මීට පස්සේ වෙනස් කරන්න යන්නේ නෑ. ඒවා sub tasks වල තියන තොරතුරු වලින් එකතු කරලා, වැඩි කරලා, බෙදලා MS Project එකෙන්ම හදාගන්නවා. කොච්චර ලේසිද නේද? අපිට මේ වගේ nested summary tasks හදාගන්න පුළුවන්. ඒකියන්නේ, එක summary task එකක sub task එකක්, තව sub task එකක summary task එකක් වෙන්න පුළුවන්. තේරුණේ නෑ වගේද? කමක් නෑ, ඉස්සරහදි අපිට ඒ වගේ උදාහරණ හම්බ වෙයි. එතකොට මං ආයි මේ ගැන මතක් කරන්නම්කෝ.

ඒ එක්කම දැන් Outdent ගැනත් කියන්න එපැයි. Outdent ඊතලේ තියෙන්නේ, ඒවගේ indent වෙච්ච tasks ආපහු තිබුණ තැනටම, ඒ කියන්නේ ආපස්සට ගේන්නයි. මේ ඊතල දෙකේ දිශාවල් අනුවම හිතාගන්න පුළුවන් නේද මේවායෙන් කෙරෙන්නේ මොකද්ද කියලා? ඒ නිසා පැටලෙන්නේ නෑ.

4. Rows

කළිං පාඩමේදී අපි WBS එකේ columns ගැන හොඳට අඳුනගත්තා. දැං අපි rows ගැන බලමු.

WBS එකේ rows අපි යොදාගන්නේ tasks ඇතුළත් කරගන්නයි. ඒ අනුව තමයි අපි කළිං කතා කරපු Gantt Chart එක ගොඩ නැගෙන්නේ. අපේ task sheet එකේ තියෙන columns වලින් අපිට මුලින්ම තොරතුරු ඇතුළත් කරගන්න පුළුවන් column එක තමයි Task Name කියන්නේ. අනිත් columns වල තියෙන්නේ ඒ එක් එක් task එකට අදාල වැඩිපුර විස්තර. ඒ නිසා අපි Task Name column එකෙන් අපේ rows වලට තොරතුරු ඇතුළත් කරන්න පටන් ගමු. Excel sheet එකක type කරනවා වාගේ cell එකෙන් cell එකට තොරතුරු ඇතුළත් කරන්න පුළුවන්.

මේ තියෙන්නේ ඒ වගේ tasks ඇතුළත් කරගත්ත task sheet එකක්. Web site එකක් ගොඩනගන (develop කරන) ව්‍යාපෘතියක කාර්ය සටහන තමයි මම මේ WBS උදාහරණයට අරගන්නේ. ඒකට උදව් කරගත්තේ කළිං WBS ගැන විස්තර කරපු පාඩමේදී උදව් කරගත්ත මූලාශ්‍රයම තමයි. [WWW1]

ඒ රූප සටහනේ හොඳින් බලන්න මුළින්ම දුඹුරු පාටින් පේන  serial column එකේඅනුපිළිවෙලට ඉලක්කම් වැටිලා තියෙන විදිය. Unique ID column එකෙත් ඒ වාගෙම පිළිවෙලට ඉලක්කම් වැටිලා තියෙන්නේ අපි ඒ පිළිවෙලින්ම tasks ඇතුළත් කරගත්ත නිසා. මේවා අතරට අපි තව tasks ඇතුල් කරගන්න කොට මේ serial column එකටයි Unique ID column එකටයි මොකද වෙන්නේ කියලා ඉස්සරහදි බලමු. තව ඔයාලාගේ සැලකිල්ල යොමු වෙන්න ඕන කාරණා කීපයක් තියෙනවා:

• Duration සටහන් වෙලා තියෙන්නේ දින (Days) වලින්. ඒ එක්කම ඒවායේ ප්‍රශ්නාර්ත ලකුණක් (?) සටහන් වෙලා තියෙනවා. ඒ ප්‍රශ්නාර්ත ලකුණ යෙදිලා තියෙන්නේ ඒ සටහන් වෙලා තියෙන අගය MS Project tool එකෙන් default සටහන් වෙච්ච අගයක් බවත්, අපි යොදාපු අගයක් නොවන බවත් අපිට පෙන්නන්නයි.
• ඊලඟට Start column එක. ඒකේ අපි ඇතුළත් කරපු ඔක්කොම tasks වලට ලැබිලා තියෙන්නේ අපි ඒවා ඇතුළත් කරපු දවස. Finish column එකත් එහෙමයි.
• Work, ඒ කියන්නේ මිනිස් පැය ගණන බින්දුව විදියටත්, Cost එක ඩොලර් ලකුණත් එක්ක බින්දුව විදියටත් සටහන් වෙලා තියෙනවා.

ඒ සේරම අපි task sheet එකට tasks ඇතුළත් කරන කොට MS Project tool එකෙන් default යොදාගන්න තොරතුරු. මේවා අපේ ව්‍යාපෘතියට අදාළ විදියට අපිට වෙනස් කරගන්න පුළුවං.
හැම task එකේම Start Date එකත්, Duration එකත් සමාන නිසා Gantt Chart එකේ දම් පාට පොඩි ඉරි කෑලි ටිකක් එක පේළියට තියෙන හැටි ඔයාලාට පේනවා නේද? එහෙම තියෙන කොට අපිට පේනවා මේ tasks ටික Parallel Tasks විදියට තමයි ක්‍රියාත්මක වෙන්නේ කියලා.

ඊලඟට අපි බලමු කොහොමද මේ default යෙදුණු තොරතුරු අපේ ව්‍යාපෘතියේ හැටියට වෙනස් කරගන්නේ කියලා. අපිට Duration එක ලැබුණේ Days වලින් වුනාට අපිට ඒක WBS එකේ සටහන් කරගන්න ඕනේ පැය (hrs) වලින් කියලා හිතමු. ඊලඟට Cost එක අපිට ඕනේ රුපියල් (Rs.) වලින්. මේවා වෙනස් කරගන්න අපි යන්නේ මෙන්න මෙතනට:  Tools -> Options...

එතනදි අපිට ලැබෙන window එකේ view tab එකේ තියෙනවා Currency options කියලා තැනක්. එතනින් Symbol එක අපිට උවමනා විදියට වෙනස් කරගත්තාම Cost එක අපිට Rs. වලින් ලැබේවි. ඊලඟට අපි යන්නේ Schedule tab එකට.

මෙතනදි Scheduling options යටතේ Duration is entered in එක Hours වලට මාරු කරගත්තාම අපිට WBS එකේ Duration column එක hrs වලින් ලැබේවි. දැන් Options window එක OK කරලා බලන්න.

Cost column එක හැදිලා තියෙනවා, ඒත් Duration column එකේ වෙනසක් නෑ නේද? ඒ වෙනස දැන්මම බලපාන්නේ නෑ. අපි summary tasks එකතු කරගත්තාට පස්සේ තමයි ඒ වෙනස පෙන්නන්නේ. ඒ ගැන ඉස්සරහදි කතා කරමු.

3. Columns

MS Excel වල වගේම මේ වම් අත පැත්තේ තියෙන task sheet එකේ තිරස් අතට තියෙන ඒවා rows විදියටත්, සිරස් අතට තියෙන ඒවා columns විදියටත් අපි හඳුන්වනවා. ඔයාලට දකින්න ලැබෙන නිල් පාට රවුමෙ තියෙන 'i' අකුරත් එක්ක තියෙන Information, Task Name, Duration, Start, Finish, Predecessor සහ Resource Names කියන columns MS Project විසින් ඉබේම ඔයාලාගේ task sheet එකට එකතු කරලා දීලා තියෙනවා. ඒ සාමාන්‍යෙන් Work Break Down Structure එකක පෙන්වන දත්ත. ඊට අමතරව අපිට එකතු කරගන්න ඕන අනෙක් columns වෙනමම එකතු කරගන්න පුළුවන් මේ විදියට:

Insert -> Column...

අපිට එකතු කරගන්න උවමනා column එක Field name: වල select කරලා Ok click කළාම ඒක අපේ task sheet එකට එකතු වෙනවා.

MS Excel sheet එකක columns එහා මෙහා කරනවා වගේ column එකක් mouse එකෙන් drag කරගෙන ඇවිත් අපිට ඕන තැනකින් තියන්නත් පුළුවන්. දැං අපි ඒ වගේ Unique ID සහ Cost columns අපේ task sheet එකට එකතු කරගනිමු.

දැං අපේ WBS එකට අවශ්‍ය ප්‍රධානතම columns ටික අපි එකතු කරගෙන ඉවරයි. දැං අපි ඒ එක් එක් column එකක වැදගත් කම ගැන හොයා බලමු.

Unique ID:

මේ column එකේ එක task එකට එක value/number එක ගානේ Unique ID එකක් තියෙනවා. විශේෂත්වය තමයි tasks දෙකක් මැද්දට තව එකක් පස්සේ එකතු උනොත් අර කලින් තිබුණ task වල Unique ID වලට වෙනසක් වෙන්නේ නෑ, අළුතෙන් එකතු උන එකට අළුත් value එකක් ලැබෙන්නේ. ඉතිං මේ Unique ID එක, WBS එකේ data තව කොහේට හරි අපි පාවිච්චි කරනවනම් ඒ task වලට reference එකක් තියාගන්න බොහෝම ප්‍රයෝජනවත් වෙනවා.

Task Name:
WBS එකේ work breakdown වෙන්නේ, එහෙමත් නැත්නම් කාර්ය විභේදනය වෙන්නේ පුංචි පුංචි  tasks විදියට. ඉතිං මේ task පෙළ ගස්වලා සඳහන් කරන තැන තමයි Task Name column එක.

Duration
මේ වචනේ සිංහල තේරුමෙන්ම කියවෙනවා මේ column එකේ තියෙන්නේ මොනවද කියලා. යම්  task එකක් සම්පූර්ණ කරන්න ගත වන කාලය තමයි duration කියන්නේ.

Start
Task එකක ආරම්භක දිනය සටහන් වෙන්නේ මේ column එකේ.

Finish
ආරම්භයක් සටහන් වෙන හැම දේකම අවසානෙකුත් සටහන් වෙන්න ඕනේ නිසා task එක අවසන් කරන්න බලාපොරොත්තු වෙන දිනේ අපි මේ column එකේ සටහන් කරනවා. බොහෝ විට මේ දිනය ආරම්භක දිනයට වඩා වැදගත් වෙනවා, මොකද task එක කළිං පටන් ගත්තත් පහු වෙලා පටන් ගත්තත් deadline එක පහු නොකර වැඩේ ඉවර කරන්න ඕනේ නිසා.

Work
මේ column එකේ සඳහන් වෙන්නේ task එක සම්පූර්ණ කරන්න වැය වෙන මිනිස් පැය (man hours) ගණන. Work එකෙයි Duration එකෙයි වෙනස පැහැදිලි නැති අයට මම ඒ ගැන උදාහරණෙකින් පැහැදිලි කරන්නම්.

ඔන්න task එක තමයි කාණුවක් කැපීම. මේකට resources විදියට Nimal සහ Kamal කියලා දෙන්නෙක් යොදා ගන්නවා. දෙන්නාටම වැඩේ ඉවර කරන්න පැයක් ලැබෙනවා. එතකොට ඒ විස්තර අපි මේ අඳුනගත්ත columns වල සඳහන් වෙන්නේ මෙහෙමයි:
     Task Name : කාණුව කැපීම
     Duration      : 1 hrs
     Work          : 2 hrs

Cost
යම් task එකක් සම්පූර්ණ කරන්න වැය වන මුදලේ වටිනාකම තමයි මේ column එකේ සඳහන් වෙන්නේ. මේ අගය අපි ඒ task එක සඳහා යොදාගන්නා resources මත වෙනස් වෙනවා. ඒ ගැන Resource Sheet එක පැහැදිලි කරන වෙලාවට තවත් හොඳට විස්තර කරලා දෙන්නම්.

Predecessors
මේ column එකේ නමේ සිංහල තේරුම ගත්තොත් ඒ කියන්නේ පුරෝගාමියා, එහෙමත් නැත්නම් කළින් සිටි තැනැත්තා. මේක successor එහෙමත් නැත්නම් අනුප්‍රාප්තිකයා කියන වචනේ විරුද්ධ පදය. මේ column එකේ අපි සඳහන් කරන්නේ යම් task එකක් සිද්ධ කරන්න ඊට කළිං සම්පූර්ණ වෙන්න ඕන task එක මොකද්ද කියලයි. ඉස්සරහදී අපි task sheet එකේ තොරතුරු ඇතුළත් කරන වෙලාවට මම මේ ගැන වැඩි දුර පැහැදිලි කරන්නම්.

Resource Names
යම් task එකක් කරන්න සහභාගි වන පිරිස කවුද කියලයි අපි මේ column එකේ සඳහන් කරන්නේ. එතන එක්කෙනෙකුගේ නමක් වෙන්නත් පුළුවන්, කීප දෙනෙකුගේ නම් සඳහන් වෙන්නත් පුළුවන්. හැම වෙලේම අපි කළින් ඉගෙන ගත්ත Work column එකේ අගය MS Project tool එකෙන් හදාගන්නේ මේ Resource Names column එකේ ඉන්න සාමාජිකයන් ගණනේත්, Duration එකේත් ගුණිතය අනුවයි.

2. MS Project හඳුනා ගනිමු

මම මේ බ්ලොග් අඩවිය පුරා සටහන් තබන්න සූදානම් වෙන්නේ MS Project 2007 ආශ්‍රයෙන්. මොකද මම මේ ලියන දවස් වල මගේ පරිගණකයේ ස්ථාපනය (install) කරලා තියෙන්නේ ඒ version එක නිසා. ඉදිරියේදී මේ මෘදුකාංගය තව තවත් වැඩි දියුණු වෙලා අළුත් අළුත් විශේෂ ලක්ෂණත් එක්ක කළ එළි බහින්න පුළුවන්. ඒත් මේ ලියන ටික කාගේ හරි MS Project ගැන දැනුමට පදනමක් ගොඩනගයි කියලා මම බලාපොරොත්තු වෙනවා.

මුලින්ම අපි සරලම තැන ඉඳලා පටන් ගමු. MS Project කියන්නේ Microsoft Office මෘදුකාංග කට්ටලය ඇතුළට අයත් වෙන මෙවලමක්. නමුත් එය MS Word, MS Excel වගේ Operating System එක සමග ලැබෙන්නේ නෑ. එය වෙනමම මිලදීගෙන පරිගණකයේ install කරගත්තාට පස්සේ අපිට ඒ අනිත් office packages තියෙන මෙනුවෙන්ම එය open කරගන්න පුළුවන් වෙනවා.

මේ තියෙන්නේ ඒ විදියට MS Project open කළාම අපිට දකින්න ලැබෙන දේ.

ඉතිං MS Project open කරපු ගමන් අපිට දකින්න ලැබුණ ඒ view එකට කියන්නේ Gantt Chart View කියලා. එහෙම කියන්නේ ඒ දකුණු පැත්තෙන් පේන්න තියෙන දින දර්ශනයක් වගේ කොටස නිසා. බැලූ බැල්මට අපිට හුරු පුරුදු MS Excel Sheet එකක පෙනුම තියෙන වම් පැත්තට අපි දත්ත ඇතුලත් කරන කොට ඒවා පදනම් කරගෙන දකුණු පැත්තේ හරි අපූරු රූප සටහනක් ඇඳෙනවා. අන්න ඒකට තමයි Gantt Chart කියන්නේ. Gantt Chart ගැන වැඩි විස්තර බලන්න ඕනෙනම් Wikipedia පැත්තෙත් ගිහින් එන්නකෝ.

1. WBS යනු කුමක්ද

WBS කියන්නේ ව්‍යාපෘති කළමනාකරුවෙකු (Project Manager) විසින් භාවිතා කරන ඉතාම වැදගත් මෙවලම කියලා හැඳින්වුවොත් හරි. ඒකෙන් මුළු ව්‍යාපෘතියම ධූරාවලියක් (hierarchical view) විදියට අපිට පෙන්වනවා. WBS එක මගින් ව්‍යාපෘතියේ විෂය පථය (scope), ඒ කියන්නේ ව්‍යාපෘතියේ ඇතුළත් වන්නේ මොනවාද නොවන්නේ මොනවාද යන්න, පැහැදිලිව හඳුනාගන්න අපිට උදව් ලබා දෙනවා. ව්‍යාපෘතියේ න්‍යාය පත්‍රය, එහෙමත් නැත්තම් කාර්ය සටහන නිර්ණය කෙරෙන්නේ මේ WBS එක තුළින්. එතනදී අපි ව්‍යාපෘතියේදී කරන්නට බලාපොරොත්තු වෙන හැම දෙයක්ම අවසාන කුඩාම කාර්‍යය (simpler, smaller activities) වෙනකල් කඩා ගන්නවා. ඒකයි මේකට කාර්ය විභේදන සටහන කියන්නේ.

WBS නිරූපණය කරන්න පුළුවන් ආකාර දෙකක් තියෙනවා:
1. රූප සටහනක් ලෙස
2. ලැයිස්තුවක් ලෙස

MS Project භාවිතා කරලා අපි ගොඩනගන්න යන්නේ මේ කියපු දෙවෙනි ආකාරයේ ලැයිස්තුගත WBS එකක්.

WBS එකක් ගොඩනගාගන්න අපි ඒ අදාළ tasks හඳුනාගන්න ආකාර දෙකකුත් තියෙනවා:

1. Bottom Up (පහළ සිට ඉහලට)
මුළු ව්‍යාපෘතිය ගැන හොඳින් විශ්ලේෂනය කරලා, පෙර අත්දැකීම් පාවිච්චි කරලා කාර්ය ලැයිස්තුවක් හදාගෙන, ඊලඟට ඒවා එකිනෙකාට ඇති සම්බන්ධය අනුව summary tasks යටතට වර්ග කරන්න පුළුවං.

2. Top Down (ඉහල සිට පහළට)
ව්‍යාපෘතියේ නමින් සටහනට පොදු ආරම්භයක් ලබා දීලා, ඊලඟට ඒවා කුඩා කුඩා කොටස් අනු කොටස් වලට කඩලා සවිස්තරාත්මකව ඒ කාර්ය විභේදනය කරන්නත් පුළුවං.

[WWW1]

පිවිසුම

Microsoft (MS) Project කියන මෘදුකාංගය අපි හඳුනගන්නේ ව්‍යාපෘති කළමනාකරණයේදී (Project Management) බොහෝ උදව් ලබා දෙන මෘදුකාංග මෙවලමක් (Software Tool) හැටියටයි. ඒකේ ප්‍රධානතම කාර්‍යය තමයි Work Breakdown Structure (WBS) එකක්, එහෙමත් නැත්නම් කාර්ය විභේදන සැලස්මක්, හදාගෙන අපේ ව්‍යාපෘතිය කාර්යක්ෂමව, නිවැරදි පාලනයකින් යුතුව පවත්වාගෙන යන්න උපකාරී වෙන එක. මගේ මේ බ්ලොග් අඩවියේ අරමුණ මෘදුකාංග ව්‍යාපෘති කළමනාකරණයේදී (Software Project Management) MS Project භාවිතා කරන කෙනෙක් හැටියට ඒ ගැන මා ලබාගෙන තියෙන දැනුම හා අත්දැකීම් මා දන්නා තරමින් ඔයාලා හැමෝම එක්ක බෙදා ගැනීමයි. එහිදී මා අතින් වෙන අඩුපාඩු, මග ඇරෙන තැන් පෙන්වලා දීලා මා එක්ක මේ බ්ලොග් අඩවියේ පිටු හරහා ගමන් කරන්න එන්න කියලා ඔයාලා හැමෝටම ආරාධනා කරනවා. මගේ මේ උත්සාහයෙන් ඔයාලාට ප්‍රයෝජනයක් වෙනවානම්, ඔයාලාගේ ඉදිරි වැඩ කටයුතු වලට එය යොදාගන්න ඔයාලට පුළුවන්කමක් ලැබෙනවානම් ඒක තමයි මගේ සතුට. ඒ පින මේ වගේ බ්ලොග් අඩවියක් අරඹන්න මට දිරියක් වුන හැමෝටම ලැබෙනවා ඇති.